¿Quién debe hacerse cargo?, puede parecer una pregunta fácil de responder pero solo la podremos responder correctamente si sabemos y tenemos bien definido de qué hay que hacerse cargo, y si es así, entonces solo tendríamos que voltear a ver el organigrama o a buscar en los procedimientos, pero muchas veces eso no va a ser suficiente principalmente en los casos de las gerencias sombrilla o las gerencias gruyere y en general, en la mayoría de la PyMEs de 1° generación qué aún están en sus etapas pre institucionales.
Esto se debe a que tanto el organigrama como los procedimientos probablemente se han desarrollado a prueba y error y a golpe de emergencias y, por lo tanto, no se ha hecho un ejercicio consciente por parte del equipo gerencial para definir todas las responsabilidades primarias y complementarias que se deben atender en la empresa para poder cumplir con su Misión y su Visión.
Muchas veces creemos que ya tenemos definido lo que hay que hacer, pero valdría la pena verificar que cada actividad responda plenamente las preguntas de:
¿Para qué se tiene que hacer esto?
¿Quién lo necesita?
¿Qué necesita?
¿Quién debe hacerlo?
¿Qué información o insumos necesita esta persona para cumplir con esta actividad?
¿Quién debe proporcionar la información o los insumos que se necesitan?
¿Se cuenta con las herramientas necesarias?
El que debe hacerlo, ¿Cuenta con las competencias necesarias?
¿Tiene el tiempo necesario para cumplir oportunamente con la actividad?
Si no podemos responder todas estas preguntas para cada actividad que se debe realizar, entonces la pregunta de ¿Quién debe hacerse cargo? Va a quedar sin respuesta o al menos va a quedar con una respuesta ambigua o arbitraria que va a provocar incumplimientos y problemas en la organización.
¿Tú qué opinas?, comparte tus ideas y nos vemos en el siguiente Blog.
Mi nombre es Jesús Peña y mi propósito es ayudar a las Personas y a las Organizaciones a tener los Procesos, la Gestión y las Soluciones que necesitan.
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